Ekran szczegółów informacji
Szczegóły informacji
Stanowisko ds. obsługi sekretariatu
Niniejszy dokument jest wersją archiwalną.
Informacja ogłoszona dnia 2015-01-12 13:01:24 przez Użytkownik wprowadzający dane archiwalne
Akapit nr - brak tytułu
Stanowisko ds. obsługi sekretariatu
Telefon: 87 421 10 60
Fax. : 87 421 10 07
Pokój: 9
E-mail:
Zadania:
1. obsługa organizacyjna sekretariatu oraz przygotowanie i obsługa spotkań organizowanych przez Wójta.
- przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,
- prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
- sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielania,
- wysyłanie korespondencji i przesyłek,
- przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, faksów i poczty elektronicznej,
- prowadzenie dziennika korespondencji pism przychodzących i wychodzących,
- udzielanie informacji interesantom, wydawanie im odpowiednich formularzy i druków.
- przyjmowanie interesantów i organizowanie ich kontaktów z wójtem lub sekretarzem lub kierowanie do właściwych merytorycznie referatów lub stanowisk pracy,
- prenumerata czasopism oraz kompletowanie codziennej prasy oraz ewidencjonowanie (zasobów bibliotecznych) książek zamawianych do urzędu.
- przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków i petycji poprzez:
- rejestrowanie wnoszonych ustnie bądź pisemnie skarg, wniosków i petycji a następnie przekazywanie ich wskazanemu przez Wójta podmiotowi,
- kompletowanie odpowiedzi na skargi, wnioski i petycje przygotowane przez referaty lub stanowiska,
- prowadzenie ewidencji wyjść służbowych i w celach prywatnych pracowników urzędu oraz książki kontroli zewnętrznych,
- obsługa centrali telefonicznej, faksu, poczty elektronicznej,
- nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych i tablic, (zamawianie, ewidencjonowanie, rozdział i kasowanie, ustalanie treści, wydawanie, zwroty, ewidencja),
- gospodarka drukami - zamawianie i rozdysponowywanie,
- wywieszanie i zdejmowanie ogłoszeń, dbanie o aktualność informacji i estetykę tablic ogłoszeń urzędu,
- prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej, rejestru umów i zamówień publicznych,
- nadzorowanie oflagowania budynku urzędu w dni świąt państwowych i narodowych oraz lokalnych uroczystości,
- wydawanie druków delegacji wyjazdów służbowych i prowadzenie ewidencji delegacji,
- sporządzanie sprawozdawczości w zakresie zadań powierzonych na stanowisku,
- założenie i prowadzenie teczek zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt,
- planowanie i przygotowywanie zamówień zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego oraz ustawą Prawo zamówień publicznych, - prowadzenie dokumentacji z postępowania o zamówienia publiczne – w zakresie rzeczowo właściwym powierzonych zadań,
- założenie i prowadzenie zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt następujących teczek:
1) rejestr skarg, wniosków i petycji,
2) rozpatrywanie skarg i wniosków i petycji,
3) ewidencja pieczęci i stempli,
4) ewidencja prenumerowanych dzienników i czasopism,
5) gospodarka formularzami i drukami,
6) ewidencja zasobów bibliotecznych,
7) ewidencja delegacji służbowych,
8) rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej,
9) ewidencja wpływów specjalnych i wartościowych,
10) ewidencja korespondencji pism przychodzących i wychodzących,
11) ewidencja faktur,
12) ewidencja szkoleń,
13) prowadzenie rejestru dokumentów podanych do publicznej wiadomości poprzez wywieszanie na tablicy ogłoszeń,
14) prowadzenie Gminnego Rejestru Umów,
15) prowadzenie Gminnego Rejestru Zamówień Publicznych.
- udostępnianie w formie elektronicznej do powszechnego wglądu zbiorów Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego oraz Monitora Polskiego B, w miejscu do tego przeznaczonym w godzinach pracy urzędu.
